Connector emplea dos tipos de criterios para categorizar y agrupar ítems relacionados en grupos inteligentes: tags y condiciones. Los Tags son, esencialmente, palabras clave. Puedes asignar tags a cada ítem en Connector, incluyendo mensajes de correo electrónico, eventos, contactos, archivos, favoritos y listas. Cada ítem puede tener un número ilimitado de tags diferentes. Al contrario de los tags, creados por tí, existe un número de condiciones pre-establecidas que puedes aplicar a los grupos inteligentes, tales como el nombre, la fecha de creación, etc. Dichas condiciones variarán dependiendo del tipo de aplicación.
Los grupos inteligentes son uno de los modos clave para obtener el máximo rendimiento de Connector. Permiten agrupar ítems que tienen algo en común, basándose en el criterio que especifiques.
Los grupos inteligentes tienen un número de ventajas considerable sobre los grupos estándard, dado que se actualizan automáticamente para mostrar todos los ítems con cabida en dicho grupo, sin la necesidad de que muevas manualmente dichos ítems al mismo. Los grupos inteligentes también pueden agrupar ítems de todos los usuarios de tu Connector, permitiéndote colaborar de un modo mucho más sencillo.
Mientras que es posible emplear grupos inteligentes de modo exclusivo, en lugar de grupos estándard, mucha gente encuentra de utilidad organizar la información en una estructura familiar de árbol.
(Image: Smart-Group Info Panel)
El grupo inteligente más sencillo es aquél en el que se muestran juntos los ítems a los que se les ha asignado un tag en concreto. Por ejemplo, si has creado un tag denominado “La fiesta de Jill” para la fiesta del cumpleaños venidero de Jill. Puedes limitarte a aplicar dicho tag a todos los ítems relevantes, y crear a continuación un grupo inteligente que agrupe los ítems de todos los usuarios con el tag en cuestión. Este aspecto de agrupar conjuntamente todos los ítems con un tag determinado, sin importar quién los ha creado, es una característica muy potente que te permite colaborar con suma facilidad.
Siguientes pasos: Puedes asignar a cada ítems relativos a la fiesta del cumpleaños venidero de Jill con “jill” y “fiesta”. Si empleas tags separados para describir los distintos aspectos de un ítem, puedes crear grupos inteligentes que agrupen los ítems con tags “jill” y “fiesta”, para mostrar todos los ítems relativos a la fiesta de Jill, o puedes crear grupos inteligentes separados para agrupar todos los ítems relacionados con “fiesta”. Esto último resultará de utilidad si tienes ítems que puedan ser reutilizados para cada fiesta posterior.
(Image: Create New Smart-Group Link)
El proceso de creación de un grupo inteligente es el mismo para todas las aplicaciones. La única diferencia es el nombre y especificar las distintas condiciones especiales para los grupos inteligentes de cada aplicación. El proceso a seguir es el mismo que para la creación de un grupo estándard, pero haciendo click en 'Grupo inteligente'. En el panel que se abre hay que introducir el nombre del grupo y especificar los criterios que han de cumplir los ítems del mismo: